Las principales funciones de un auxiliar administrativo y cómo saber si necesitas uno

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Contenido del artículo

En toda empresa es necesario cumplir con determinadas tareas administrativas para garantizar su correcto funcionamiento. En este sentido, profesionales como el auxiliar administrativo son parte importante del desarrollo y crecimiento de las organizaciones. Por consiguiente, estas personas capacitadas se encargarán de planificar las actividades, coordinar las comunicaciones internas e interempresariales, y la redacción y almacenamiento de los documentos. ¡Conoce las principales funciones de un auxiliar administrativo y cómo puedes saber si necesitas uno!

Responsabilidades de un asistente de administración

¿Qué es un auxiliar administrativo?

Un auxiliar administrativo es un profesional capacitado para realizar las tareas administrativas de una empresa y asegurar su correcto funcionamiento. En este sentido, este profesional se encargará de planificar, coordinar, organizar y desarrollar todas las actividades importantes de tu negocio. Además, entre las principales funciones de un auxiliar administrativo se encuentra la gestión, procesamiento y almacenamiento de expedientes y documentos administrativos.

De esta forma, los auxiliares administrativos suelen encontrarse en departamentos contables o en la secretaría de los cargos directivos para planificar las actividades del negocio. Asimismo, pueden desempeñarse en despachos u oficinas de atención para coordinar las relaciones empresariales.

Perfil de un auxiliar administrativo

Un auxiliar administrativo es una persona capacitada para realizar todas las tareas básicas de una empresa, por lo que debe cumplir con un perfil específico. En este sentido, debe ser polivalente, ordenado y tener buenas relaciones interpersonales.

  • Ser dinámico, proactivo, polivalente, honesto y discreto.  
  • Ser ordenado y saber priorizar las actividades.
  • Saber realizar cálculos básicos importantes en la empresa.
  • Conocer y saber utilizar los diferentes softwares y equipos utilizados en las oficinas.
  • Tener buenas relaciones interpersonales y saber trabajar en equipo.
  • Saber mantener la confidencialidad de los documentos procesados.
  • Tener deseos de superación para alcanzar las metas y objetivos.
  • Tener buena gramática y ortografía, así como habilidades de redacción, oratoria y comunicación con otras personas.

Principales funciones de un auxiliar administrativo

Los auxiliares administrativos son profesionales capacitados para cumplir con las principales tareas de toda oficina administrativa.

Atención de llamadas de telefónicas, chats y fax

Una de las principales funciones de un auxiliar administrativo es encargarse de la recepción de las llamadas telefónicas, chats online o fax enviados a la empresa. Además, en caso de ser necesario también estará capacitado para contactar a socios o clientes y hacerles llegar un mensaje de la directiva. De esta forma, este profesional ayudará a reforzar las relaciones interempresariales.

Recepción de llamadas, una de las principales funciones de un auxiliar administrativo

Recepción de visitantes, una de las principales funciones de un auxiliar administrativo

Los auxiliares administrativos tienen la capacidad de recibir de forma adecuada a los visitantes e inspectores gubernamentales. En este sentido, gracias a su capacitación podrán guiar a las personas que lleguen a la empresa y darles respuestas rápidas a sus solicitudes.

Recepción de documentos

Entre las principales funciones de un auxiliar administrativo resalta la recepción de todos los documentos administrativos enviados por proveedores o clientes. De esta forma, se encargará de verificar su procedencia y entregar los documentos al departamento correspondiente. Además, estos profesionales también pueden realizar el envío de documentos o material estratégico a socios, proveedores o clientes.

Archivo y organización de documentos

Los auxiliares administrativos son profesionales capacitados para procesar y archivar los documentos administrativos de la empresa. De igual forma, entre las principales funciones de un auxiliar administrativo se encuentra la conservación de archivos importantes para garantizar su correcto estado.

Resguardo de documentos, entre las responsabilidades de un asistente de administración

Realización de presupuestos y cálculos básicos

Un auxiliar administrativo tiene conocimientos contables básicos que le permiten realizar presupuestos o procesar facturas de ventas. De igual forma, estos profesionales tienen la capacidad de realizar cálculos fiscales como la reducción de impuestos. Además, pueden calcular los sueldos, bonos especiales y las cotizaciones del seguro social del personal de la empresa.

Redacción y envío de comunicados internos

Otra de las principales funciones de un auxiliar administrativo es la redacción de comunicados especiales para el personal o los diferentes departamentos. Además, se asegurará de que las personas correspondientes reciban los documentos y firmen un documento certificándolo.

Administración de la agenda empresarial

Los auxiliares administrativos se encargan de administrar la agenda empresarial, recordándoles a los directivos sobre las reuniones o actividades importantes. En este sentido, se encargará de coordinar las diligencias necesarias para mantener el correcto funcionamiento de la empresa.

Manejo de agenda corporativa, una de las responsabilidades de un asistente de administración

Tramitación de expedientes

Estos profesionales están capacitados para realizar trámites administrativos siguiendo los protocolos establecidos por la empresa. De esta forma, entre las principales funciones de un auxiliar administrativo se encuentra la gestión de expedientes y los documentos de la administración.

Identificación de los procesos administrativos

Una de las principales funciones de un auxiliar administrativo es la identificación de los procesos necesarios para cumplir con las legislaciones vigentes. En este sentido, este profesional mantendrá contacto con las instituciones gubernamentales pertinentes y se asegurará de que la empresa cumpla con las exigencias administrativas.  

Dominio y utilización de softwares

Los auxiliares administrativos son profesionales que deben dominar diferentes programas de oficina o administración. En este sentido, tiende la capacidad de usar programas informáticos para facilitar sus actividades y cumplir las exigencias de la empresa. Además, deberán saber usar las impresoras, escáneres y los faxes disponibles.

Manejo de programas informáticos, entre las principales hailidades de un asistente de administración

¿Cómo saber si necesitas un auxiliar administrativo?

Un auxiliar administrativo es un profesional polivalente que te ayudará a planificar y desarrollar las actividades administrativas de tu empresa. En este sentido, si se te dificulta coordinar, organizar y gestionar los proyectos y tareas de tu negocio es probable que necesites contratar un auxiliar administrativo.

De esta forma, este profesional puede ayudarte a realizar una gran cantidad de tareas como la atención al público; redacción, envió, recepción y almacenamiento de documentos y expedientes; y la contabilidad general de la empresa. Además, entre las principales funciones de un auxiliar administrativo resalta la planificación de la agenda corporativa, lo que te ayudará coordinar las actividades para cumplir con todas tus responsabilidades.

¿Cómo saber si necesitas un auxiliar administrativo?

Conclusión

Los auxiliares administrativos son personas capacitadas para desarrollar todas las actividades básicas de una empresa de forma eficiente. En este sentido, estos profesionales podrán mejorar el cumplimiento de todas las tareas importantes gracias a su planificación previa.

De igual forma, entre las principales funciones de un auxiliar administrativo resalta la atención de los clientes y proveedores, y la gestión de los expedientes de los trabajadores.  Además, facilitará la redacción y procesamiento de todo tipo de documentos, clasificándolos y almacenándolos de acuerdo a su importancia. Por tal motivo, si tienes problemas con la administración de tu empresa probablemente necesites el apoyo de un auxiliar administrativo que te ayude a gestionar todas las tareas importantes y de esta forma evites procrastinar

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